Het ligt zeer verdeeld of bedrijven voor een papieren archief of een digitaal archief kiezen. Veel bedrijven willen zo min mogelijk papier verspillen door digitaal documenten op te slaan. Toch zijn er nog steeds heel wat bedrijven die graag met papieren dossiers werken. Waarom liggen bedrijven hierover niet op één lijn?
Onderzoek
In het blad ‘Smart Business Strategies’ stond geschreven dat er veel bedrijven zijn die werken met een digitaal archief. Hier is onderzoek naar gedaan. Het gaat daarbij om 53 procent dat documenten in een digitaal archief bewaren door het al dan niet in te scannen. 47 procent van de bedrijven gaf aan niet met een digitaal, maar met een papieren fysieke archief te werken. Zij vonden dit heel belangrijk.
Digitaal archief
Een digitaal archief kent veel voordelen: als je werkt met een goed dms (document management systeem) verschaft het snelle en makkelijke toegang tot de documenten waar je naar op zoek bent. Je kunt ze digitaal ook beter vergrendelen. Alleen de geautoriseerde medewerkers kunnen dan toegang krijgen tot bepaalde documenten op elk gewenst apparaat, moment en zelfs aan de andere kant van de wereld. Nu het flexibel werken al helemaal is ingeburgerd is het een voordeel dat mensen thuis ook bij alle documenten kunnen. Daarbij is een belangrijk voordeel voor veel bedrijven de kostenbesparing. Naast het feit dat je documenten digitaal netjes en opgeruimd kan wegzetten, kun je de kosten voor papier en inkt wegstrepen. Ook worden er minder fouten gemaakt, omdat mensen sneller toegang krijgen tot de gezochte data. Dit bespaart ook nog eens een hoop tijd en dus geld.
Fysiek archief
Papieren documenten bewaren en opslaan heeft ook voordelen die voor veel bedrijven erg zwaar wegen. Velen zien het als een grote uitdaging om over te gaan op de digitale data-opslag. Alles moet eerst bij elkaar worden gezocht en centraal in een cloud worden opgeslagen. Servers moeten het aankunnen en daar moeten de documenten op worden aangepast. Door papieren dossiers in een kast te leggen en de deur op slot te doen, weet je dat ze veilig liggen. Bij de digitale wereld werkt dat net even wat ingewikkelder. Het is wel belangrijk dat ze veilig worden opgeslagen en dat ze niet in de verkeerde handen terecht komen. Men moet nadenken over cloud file sharing, maar veel mensen zijn op dit punt allang afgehaakt.